天涯区档案管理中心

天档〔2024〕6号

三亚市天涯区档案管理中心

关于做好区2023年度文件材料整理归档的

通知

各有关单位：

为确保全区各单位、各部门在公务活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种档案得到妥善整理及保管，确保全区2023年度文件材料系统、完整、及时、准确的立卷归档，根据《档案法》《海南省档案管理办法》《机关档案管理规定》《城市社区档案管理办法》《村级档案管理办法》等关于档案归档移交的有关规定，现对我区2023年形成的文件材料归档做以下要求：

一、档案资料的收集

    （一）收集的形式和范围

    各单位应对2023年度本单位在工作活动中形成的文件、照片、实物、会计、基建等档案资料进行全部收集。

    （二）收集内容

凡是本单位在工作中办理完毕，具有查考利用价值的各种文件材料、照片、实物等。具体有：

    1.文书归档内容：机关文件材料归档范围参照《机关档案管理规定》（国家档案局13号令）；社区文件材料归档范围参照《城市社区档案管理办法》（国家档案局、民政部第11号令）；村委会文件材料归档范围参照《村级档案管理办法》（国家档案局、民政部、农业部第12号令）；公司文件材料归档范围参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）。

2.照片归档内容：记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

3.实物归档内容：各单位在公务职能活动中形成的，以实物为载体并具有长远保存利用价值的历史记录（如：证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、书画、印章、捐赠品、礼品、纪念品、工艺品、模型等）。

4.会计档案内容：各单位2023年的会计凭证、会计帐簿、财务报告等。

5.基建档案内容：各单位2023年已完成的基建项目所产生的全部资料，包括：可行性研究报告、设计图、施工图、竣工图、工程预算、结算、工程验收等资料。

    二、移交时间

各立档单位须于2024年6月30日前完成2023年度文书、照片、实物、会计、基建等档案的整理归档工作，利用“琼兰档案管理系统”将文书档案整理生成《归档文件目录》，并制作《会计档案目录》《照片档案目录》及《实物档案目录》等，目录电子版通过海政通信创版报送至区档案管理中心存档（机关企事业单位报送至于楠，村（社区）报送至吴世妙处）。纸质版目录打印一份与本单位档案一同留存。

三、考核时间

（一）我中心将于8月至12月对全区各机关企事业单位自撤镇设区以来2015年至2023年度的档案业务建设情况进行摸排检查，具体内容为：组织领导、安全保管、整理归档等，具体时间以电话通知为准（详见附件1《天涯区机关企事业单位档案业务检查表》）。

（二）对于村（社区）2023年的档案归档情况，我中心将结合每月档案绩效考核巡查工作采取抽查的形式进行，具体时间以电话通知为准。

四、工作要求

（一）各单位要高度重视档案归档工作，督促工作人员做好各类档案的收集整理工作，统一移送本单位档案管理员归档，同时指定专人负责对本单位档案业务工作进行全面梳理，切实做好自查工作。

（二）教育、卫生系统下属单位（包括区管学校、卫生院）归档目录由区教育局及区卫健委统一收集并做好存档工作。

（三）对不按期完成归档工作并移交目录的单位，我中心将上报区政府主要领导给予全区通报批评。

    天涯区机关企事业单位档案业务检查表

                       三亚市天涯区档案管理中心 

                           2024年6月14日

（联系人：于楠、吴世妙88216669）

    （此件依申请公开）